La comptabilité

Espace : Administration. Rôle : comptable.

La comptabilité tient l'argent : prix, factures, encaissements et — selon l'offre — comptabilité générale, paie et analyses.

3.1 La chaîne de l'argent

Le menu suit l'ordre des choses :

1. Réglages financiers (mise en service) — Tarifs et frais (le catalogue, découpable en tranches ; un frais vise une classe, un niveau, un cycle ou toute l'école), Comptes de paiement (comptes marchands de l'école), Facture normalisée, Catégories de dépenses, Charges récurrentes.
2. Factures des élèves — ce que doit chaque élève. Une facture naît de l'inscription, jamais d'un formulaire. Facturer un frais ponctuel (sortie, journée culturelle) : une facture par élève concerné, un élève jamais facturé deux fois pour le même frais.
3. Caisse — le guichet : rechercher l'élève, encaisser (espèces, chèque, virement, carte, Mobile Money).
4. Encaissements — le journal de caisse, avec total sur la période filtrée, annulation (qui contre-passe), reçu, et Rapports d'encaissement (par période, caissier, mode, type de frais).
5. Dépenses et charges — ce qui sort de la caisse ou de la banque (voir §3.8 ci-dessous).

3.2 Règles de caisse à connaître

• Les montants sont des entiers, dans la plus petite unité de la devise (le franc CFA n'a pas de subdivision).
• Aucun versement ne dépasse le solde de la facture.
• Le reste à payer d'un reçu est celui du jour du paiement, jamais celui d'aujourd'hui.
• Le premier tirage d'un reçu est l'original ; les suivants portent DUPLICATA.
• Un encaissement annulé se contre-passe : il reste visible, annoncé comme annulé, sur la page de vérification publique.
• L'échéancier : la scolarité se paie par tranches (par exemple 75 000 F au 15 octobre, 90 000 F au 15 janvier, 35 000 F au 15 avril) ; la prochaine échéance non couverte s'affiche sur la facture.
• La situation d'une facture — À jour, En retard (avec le montant et le nombre de jours) ou Soldée — se lit dans une colonne de la liste des factures. Le filtre Situation au [date] répond à « qui n'a pas réglé la deuxième tranche au 15 janvier ? », combinable avec les filtres classe, niveau et cycle ; le bouton Relancer les familles s'applique au résultat. Une tranche dont le terme tombe le jour même n'est pas encore en retard ; une somme due sans date (frais d'inscription) n'est jamais en retard.
• L'encart Écolage par classe, au-dessus de la liste, donne pour chaque classe le nombre d'élèves en retard, le montant en retard et le taux de recouvrement ; un clic ouvre la liste filtrée.
• L'état des impayés (PDF) se restreint par cycle ou niveau, et peut ne garder que les familles en retard à une date, avec ce qui leur manque.

3.3 Paiement en ligne (offre Premium ou option)

Chaque école encaisse sur son propre compte marchand (FedaPay, CinetPay, PayDunya, pawaPay) : la plateforme n'est pas intermédiaire. Écran Paiement en ligne : saisir les clés, vérifier la connexion, activer. Un paiement n'est valide que sur notification signée de l'agrégateur, ou par rapprochement automatique toutes les dix minutes — jamais sur le simple retour du navigateur.

3.4 Facture normalisée (Premium, selon le pays)

Le régime tient au pays de l'établissement : e-MCF de la DGI au Bénin, FNE en Côte d'Ivoire. L'émission se fait au moment de l'encaissement ; si l'administration ne répond pas, l'encaissement n'échoue jamais : la facture reste en attente et est reprise automatiquement. Annuler un encaissement émet un avoir.

3.5 Comptabilité générale (Premium et Enterprise)

Norme SYSCOHADA, deux régimes : système normal (partie double) ou Système Minimal de Trésorerie. Le régime se choisit à l'activation et se verrouille dès la première écriture. La liste du plan comptable porte la balance générale, et chaque compte a son grand livre. Les états financiers officiels (bilan, compte de résultat) et les écritures libres ne sont pas construits (voir limites).

Les écritures sont posées automatiquement par les gestes du produit :

Les comptes de charges et de tiers sont créés au premier usage. Les numéros ont été vérifiés contre deux listes du plan SYSCOHADA révisé ; deux choix sont à confirmer avec votre comptable : les honoraires des vacataires en 637 (personnel extérieur à l'entité, et non 6324, réservé aux professions réglementées) et le gardiennage en 638 (autres charges externes). Le compte d'une catégorie se change sur la catégorie. Une écriture qui échoue ne fait jamais échouer le geste : la dépense, la paie ou l'encaissement restent enregistrés.

3.6 Ressources humaines (Premium et Enterprise)

Registre du personnel, congés, paie. Réservé à la direction et à la comptabilité : le secrétariat ne voit ni salaires ni arrêts maladie. La paie est un instantané figé une fois validée.

Deux façons de payer, choisies sur la fiche de l'enseignant ou du membre du personnel (section Contrat) :

• Salaire mensuel — un salarié : bulletin de paie au barème béninois (CNSS, ITS), numéroté BP-… ;
• À l'heure — un prestataire, le plus souvent un vacataire : état d'honoraires numéroté HON-…, heures × taux horaire, sans CNSS ni ITS salariale, avec la seule retenue à la source réglée par l'école.

Relevés d'heures (Ressources humaines). Pour une personne payée à l'heure et un mois : Préparer un relevé reprend ses cours de l'emploi du temps, jour par jour. On décoche ce qui n'a pas eu lieu (absence, jour férié, vacances — le produit ne tient pas le calendrier des congés scolaires), on ajoute un ajustement en heures, obligatoirement motivé (rattrapage, surveillance d'examen), puis on valide. La paie d'un prestataire n'est calculée que sur un relevé validé. Un relevé validé se rouvre tant que la paie du mois ne l'est pas.

Changement d'enseignant en cours d'année. Dans le programme d'une classe, changer l'enseignant d'une matière demande « À compter du » : les heures du mois sont partagées à cette date entre l'ancien et le nouvel enseignant.

Paie. Générer, vérifier, Valider (les acomptes versés du mois sont retenus pour de bon), puis Marquer versée (date et mode) le jour où l'argent part : valider et verser sont deux gestes. Une paie validée s'imprime — bulletin de paie ou état d'honoraires, une feuille A4 avec le net en toutes lettres et un QR de vérification — depuis la liste, et chacun retrouve les siens dans Ma paie et mes acomptes. Le n° employeur CNSS imprimé se règle dans Acomptes → Réglages.

3.7 Les acomptes

Un acompte se demande par l'intéressé depuis son espace — Mes acomptes dans la Salle des professeurs, dans le panneau de l'école pour le personnel qui a un compte, et sur l'application mobile de l'enseignant —, ou se saisit par la direction pour quelqu'un qui n'a pas de compte (le gardien, l'agent d'entretien).

1. Demandé — l'écran dit d'avance le plafond, ce qui est déjà engagé et ce qui reste disponible ;
2. Accordé ou Refusé (avec un motif que la personne lit dans son espace) — écran Acomptes, dont le menu affiche le nombre de demandes en attente ; la direction et la comptabilité sont aussi prévenues dans la cloche des notifications ;
3. Versé — espèces, virement ou Mobile Money ;
4. Retenu sur la paie du mois qu'il porte, à sa validation.

Règles : le plafond est un cumul de tous les acomptes du mois, en part du salaire de base (ou des honoraires prévus d'un vacataire) ; le nombre par mois est limité ; un acompte se retient sur le mois courant, ou sur le suivant si la paie du mois est déjà validée ; on ne verse pas un acompte refusé, on n'annule pas un acompte versé. Tout est fermé si l'offre ne comprend pas le module RH ; l'interrupteur de l'école ne ferme que les demandes personnelles, pas la saisie par la direction.

3.8 Dépenses et charges (Premium et Enterprise)

Finances → Dépenses et charges. Saisir ce qui sort : catégorie, montant, date, moyen de paiement, fournisseur, n° de facture, pièce justificative (photo ou PDF, conservée en privé) et, si elle le concerne, le cycle. Le total payé s'affiche sous la liste, filtrable par catégorie, nature, cycle et période.

• 17 catégories sont posées à la première ouverture — loyer, électricité, eau, carburant, gardiennage, téléphone et internet, consommables, produits d'entretien, petit matériel, entretien et réparations, assurances, transport, publicité, formation, frais bancaires, impôts, divers. Chacune est fixe (payée que l'école soit pleine ou vide) ou variable. L'école les renomme, en ajoute, les désactive (Réglages financiers → Catégories de dépenses).
• Charges récurrentes (Réglages financiers) : le loyer, le gardiennage, internet, déclarés une fois. Chaque matin, ceux du mois sont préparés à confirmer dans la liste des dépenses — le menu en affiche le nombre ; on confirme avec le montant réellement payé. Rien ne passe pour payé sans geste.
• Une dépense payée ne se modifie pas : elle s'annule avec son motif (contre-passée en comptabilité) et se ressaisit.

3.9 Pilotage financier (Premium et Enterprise)

Rapports → Pilotage financier. Sur une période (par défaut, de la rentrée à aujourd'hui) et, si on le souhaite, pour un seul cycle :

• l'essentiel : facturé, encaissé, reste à recouvrer, masse salariale (coût employeur), charges fixes et variables ; résultat de trésorerie (encaissé − charges : ce que l'école a réellement) et résultat d'exploitation (facturé − charges : l'année une fois tout encaissé) ; marge, coût par élève, recette par élève et seuil de rentabilité estimé (le nombre d'élèves qui couvre la masse salariale et les charges fixes) ;
• mois par mois : encaissé, personnel, fixes, variables, résultat et cumul ;
• par cycle : élèves, facturé, encaissé, part des enseignants (selon leurs heures d'emploi du temps dans chaque cycle), charges rattachées et contribution. Ce qui ne se rattache à aucun cycle (secrétariat, loyer, enseignant sans créneau) reste sur la ligne Charges communes.

Seules les paies validées et les dépenses payées comptent. PDF, CSV et XLSX.

3.10 Analyses (option BI, Premium et Enterprise)

Tendances (encaissements et absences sur une période libre), Comparaisons (par classe et par période scolaire, annuelle) et Export (CSV ou XLSX).

3.11 Ce que la comptabilité ne fait pas

Gérer les comptes d'administration, saisir les notes ou l'appel, modifier les dossiers d'élèves (elle les consulte), publier des bulletins.